Afgelopen week las ik het artikel “inbox to zero: zo werkt het” van Jelle Derckx. Een echte aanrader want een lege inbox geeft rust in je hoofd. Jelle beschrijft vier stappen om tot een lege inbox te komen. Handig, maar ik denk dat stap twee waarin Jelle aanbeveelt om alles in Gmail te laden middels het POP3-protocol niet handig is. Waarom? Dat ga ik je nu uitleggen.

POP3: download in plaats van verwerken

Het POP3-protocol download het bericht van de oorspronkelijke server en plaatst deze op de server van Google. Dat lijkt handig, maar vanaf dat moment neemt het ruimte in beslag op je Google opslagruimte. Je mag dan aardig wat ruimte krijgen van Google, maar deze ruimte is niet alleen voor Gmail, ook voor Google drive en photo’s. Mijn drive zit vrijwel altijd vol.

Kies voor IMAP

Kies bij het instellen van je e-mail liever voor iMAP. Door gebruik te maken van iMAP worden de berichten ingelezen maar blijven ze op de oorspronkelijke server staan. Dat scheelt je niet alleen opslagruimte bij Google, het zorgt er ook voor dat je makkelijker terug kunt naar de oude situatie wanneer je het toch makkelijk vind om niet alle e-mailadressen op één plek te verzamelen. De berichten staan immers op de oorspronkelijke plaats en niet op de zelfde berg als al je andere e-mail.

Aparte e-mailboxen

Jelle gaat er in zijn artikel vanuit dat je één mailbox wilt hebben. Dit is centraal en mocht je een nieuwe telefoon krijgen dan hoef je maar één mailbox in te stellen in je telefoon. Inderdaad, dat is handig, maar daarmee hef je ook de scheiding op die er in eerste instantie voor zorgde dat je überhaupt een tweede, derde of vierde e-mailadres wil. Alles komt immers op één grote hoop. De meest logische scheiding die ik hiermee bedoel is die van werk en privé. Als ik vrij ben dan wil ik geen mail van mijn werk ontvangen.

Ik doe het zo:

Zelf gebruik ik CloudMagic. Binnen dit programma voeg ik al mijn verschillende e-mails toe door middel van IMAP. Elke mailbox heeft binnen CloudMagic een eigen kleur en er is een stand die alle mails van alle mailboxen laat zien. 

Zoals je hier links kunt zien laat ⌘0 een overzicht zien van alle e-mailboxen. ⌘1 toont alleen mijn privé-mailbox.  Super handig in tijden van vakantie of juist als ik wel informatie wil hebben uit mijn werk-mail, maar niet afgeleid wil worden door mails die binnenkomen op mijn privé-mailbox.

Omdat CloudMagic ook begrijpt dat het toevoegen van al je e-mailadressen op je nieuwe telefoon niet de leukste klus is, bestaat er een CloudMagic account. Hiermee kun je inloggen op alle apparaten en hoef je helemaal geen mail meer in te stellen.

 

Kort samengevat: 

• Geen POP3 maar IMAP
• Scheiden in e-mailprogramma en niet op één hoop gooien in Gmail.
• Makkelijker om je voor bepaalde mailboxen af te sluiten en zo focus te houden.
• CloudMagic om instellingen snel over te dragen tussen accounts.