Er zijn van die dingen die ik simpelweg weiger te begrijpen. Een daarvan is het gebruik van Word-documenten voor de verspreiding van informatie die niet meer veranderd hoeft te worden. Voorbeelden hiervan zijn persberichten, studieplanners of andere documenten die men alleen maar hoeft te lezen.
Word om documenten te verspreiden
Veel mensen verspreiden informatie middels een Word-document. De vraag is of dit de beste manier is. We gaan er vanuit dat het verzenden van Word-documenten geen problemen oplevert voor de lezer. Maar is dat wel zo, is het verzenden van Word-documenten echt zo makkelijk voor de lezer of is het stiekem moeilijk doen als het makkelijk kan.
Verschillende versies
Word wordt door de meerderheid van de computergebruikers gebruik voor het maken en opmaken van hun documenten. Dat zou dus betekenen dat de uitwisseling van documenten gemakkelijk is. Toch klopt dit niet helemaal. Zo maak ik regelmatig mee dat computergebruikers een oudere versie van Word hebben en daarom alleen .doc documenten kunnen openen. Dit terwijl de nieuwere versies van Word documenten standaard opslaan als .docx, het gevolg? Mensen kunnen je document niet openen.
Veranderingen in de layout
Wanneer een document wel geopend kan worden wil het nog niet zeggen dat het op de juiste manier wordt weergegeven. Hiervoor zijn verschillende oorzaken. Soms mist de eindgebruiker het juiste lettertype, zijn de afbeeldingen niet correct opgeslagen of wordt het document geopend in een ander programma dan Word. Welke oorzaak het ook heeft, veranderingen in de layout komen regelmatig voor.
Moet de gebruiker het document kunnen aanpassen
Stel, het maakt niet uit hoe het document er bij de gebruiker uitziet en dat je af en toe een mail terug krijgt omdat mensen je bestand niet kunnen open. Dan nog is er de vraag of Word wel het juiste bestandsformaat is voor het delen van een document. Word-documenten kunnen door de gebruikers gemakkelijk worden aangepast. De vraag is of dit wel wenselijk is. Als je informatie wilt delen wil dat niet zeggen dat mensen die informatie aan mogen passen.
Niet overal beschikbaar
Niet ieder apparaat is in staat Word-documenten weer te geven. Denk maar eens aan een mobieltje of sommige tablets. Waarom zou de lezer van jou document zich persé achter een laptop of pc moeten bevinden?
Maar er is een oplossing
In 1993 is het bestandsformaat Portable Document Format, of kortweg PDF bedacht. Het is bedacht voor de uitwisseling van elektronische documenten en formulieren die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten worden. PDF is een universele bestandsindeling waarmee lettertypen, afbeeldingen en lay-out van elk willekeurig brondocument behouden blijven. Bijkomend voordeel is dat een document op vrijwel elk apparaat geopend kan worden.
Gebruik PDF voor het delen van documenten
Ik zou iedereen willen oproepen om PDF te gebruiken bij het delen van documenten. De layout blijft gegarandeerd zoals die bedoelt is, bijna elk apparaat kan een PDF openen en afhankelijk van de instelling kunnen documenten wel of niet worden aangepast.
Op de mac kun je inderdaad elk document opslaan als PDF, of dit in Windows ook zo is, weet ik niet..
een klein nadeeltje van pdf, het word niet standaard door Word ondersteund en veel mensen het dus niet als pdf kunnen opslaan.
(organisaties waar docx nog (steeds) niet word ondersteund moeten simpelweg hun systeembeheerder ontslaan)
Steven Bliek De ondersteuning voor het opslaan is gemakkelijk op te lossen middels een plug-in. Daarnaast heb ik het nog nooit meegemaakt dat ik een Word-bestand niet kon opslaan als PDF maar ik geloof je graag.
Toch blijf ik er bij dat PDF beter geschikt is voor het delen van documenten dan Word. Je weet immers zeker dat je document er op de juiste wijze uit ziet en 99,99% van de lezers zal je document zonder problemen kunnen openen.
Ik ben het absoluut met je eens dat pdf beter is! Mss is pdf tegenwoordig standaard ondersteund door microsoft, maar het is naar ik weet niet vanouds
@Steven toen ik eerst nog niet die standaard ondersteuning had gebruikte ik CutePDF dat was een plugin die het gratis om zette. Erg handig ;).
En word documenten delen is een no go. Behalve als je er gezamelijk in werkt maar gebruik dan Dropbox of Googledocs ;).
Ook op Windows kan dit. Doe ik al jaren!
Ik doe het ook altijd via PDF! Ik heb het 1 keer te veel meegemaakt dat ik het op mijn Mac als .docx op heb geslagen, en ik er bij het uitprinten op de universiteit achterkom dat al mijn vormgeving (waaronder bijv het cursief van titels, het ontbreken ervan me gewoon punten kost) is verdwenen. Goede tip Eelco!
@EelcoMartens worddocumenten of pdf is iets anders dan zin hebben in college. (heb ik alle wordversies, als net-oud-zzp’r moet je wel)